Proje yönetiminde, Kapsam – Maliyet – Zaman üçlüsüne, proje yönetim üçgeni denir. Proje yönetiminin amacı; belirlenen kapsamı, verilen süre ve bütçe içinde kaliteli bir şekilde tamamlamaktır. Ancak, Standish Group tarafından ABD’deki 50.000 proje üzerinde yapılan bir araştırmada, projelerin sadece %16,2’sinin bu üç temel hedefi tutturduğunu göstermektedir. Kalan projeler, planlanan maliyetlerden %189 ve planlanan zaman takvimlerinden %222’lik bir sapma yaşamaktadır. Bu da SPI (Schedule Performance Index) ve CPI (Cost Performance Index) değerlerinin beklenen seviyelerin oldukça altında gerçekleştiğini ortaya koymaktadır.
Peki proje yöneticileri performans göstergelerini iyileştirmek için neler yapabilir?
Eğer girişimcilik hakkında bir şeyler biliyorsanız, Eric Ries tarafından 2008 yılında geliştirilen Yalın Girişimcilik (Lean Startup) yaklaşımını da duymuşsunuzdur. Yalın Girişimcilik yaklaşımı, dünya çapında yeni kurulan işletmeler ve girişimciler için vazgeçilmez bir kılavuz haline gelmiştir.
Yalın girişimcilik, bir ürünü pazara sunmadan önce aylarca veya yıllarca emek harcamak yerine, ürüne olan ihtiyaç, ürün için ödeme yapma isteği gibi varsayımları mümkün olduğu kadar erken test eden ve bu varsayımları kanıtlayan veya çürüten, kanıta dayalı, yinelemeli (iterative) bir yaklaşımdır. Yalın girişimcilik, geliştirme ve testlerin her fazında, ürününüzü satın alacak kadar ilgili müşterilerin olup olmadığını test edebileceğiniz ve hatta gerçekten satın alan müşterileri elde etmeyi amaçlayan Minimum Uygulanabilir Ürün (Minimum Viable Product, MVP) geliştirilmesini savunur.
MVP, ürününüzün alfa prototipi değildir! MVP, problem, ürün ve iş modeli hakkındaki kritik varsayımlarınızı ve tahminlerinizi doğrulamak için gerekli işlevlere ve özelliklere sahip olan en basit üründür. Yalın girişim yaklaşımında, tüm varsayım ve tahminlerinizi en kritikten başlayarak iterasyonlar halinde test edersiniz ve ürününüz her aşamada müşteriniz tarafından doğrulanarak gelişir. Bu açıdan Yalın Girişimcilik, en az kaynak ile en yüksek değeri yaratmak ve aynı zamanda neyin işe yaradığını – ve belki de daha önemlisi neyin işe yaramadığını – ve nedenlerini anlamakla da ilgilidir.
MVP ve iterasyon yaklaşımı, varsayım ve tahminleriniz konusunda yanılmışsanız, bu yanılgıların ve hataların erkenden ortaya çıkmasını sağlar, yani sizin “hızlı başarısız olmanızı” (fail fast) sağlar. Hatta, Eric Ries’in dediği gibi “zekice başarısız olmanızı” (smart fail) sağlar çünkü her iterasyon, varsayım veya tahminlerinizle ilgili bir hipotezi doğrulamak için tasarlanır. Böylelikle, müşterinin istemediği veya para ödeyecek kadar değer vermediği işlev ve özellikler için çok fazla emek ve para harcamamış olursunuz.
Yalın girişimcilik ve uygulamaları hakkında çok sayıda çalışma ve yayın vardır. Bu yazının amacı ise, yalın proje yönetimi için bir rehber olmaktan ziyade, hangi proje yönetimi metodolojisini kullanırsanız kullanın Yalın Girişimcilikten öğrenip uygulayabileceğimiz bazı dersleri kısaca açıklamaktır.
Teslimat Döngülerini Kısaltın
Bir projenin başarısı için en büyük risk genellikle farklı proje unsurları arasındaki bağımlılıklar şeklindedir. Bunun üstesinden gelmenin en iyi yolu, projeyi daha küçük öğelere ayırmak ve daha kısa teslimat döngülerine indirgemektir. Çevik (agile) yaklaşımları bilen proje yöneticileri, sprint’ler (yani kısa döngüler, iterasyonlar) ile çalışmaya aşinadırlar, ancak bunu daha da ‘mikro’ şekilde düşünmeyi önemsemelidirler. Bunu yapmak, darboğazları daha erken tanımlamanıza ve iş akışında gereken değişikliklere daha duyarlı olmanıza olanak sağlayacaktır.
Değere Odaklanın
Yalın Girişimciliğin önemsediği temel şeylerden birisi de, bir ürün veya hizmet geliştirme sürecinde, sürecin değer katmayan parçalarını bulmak ve bunu ortadan kaldırmaktır. Bu, yarım yamalak iş yapmak veya kestirmeler kullanmak anlamına gelmiyor tabi ki. Kaç gözden geçirme toplantısı lazım? Onay için kaç kişinin imzası gerekli? İç müşteriye yapılacak sunum için ne kadar emek verilmeli?
Bunun için, projenizin MVP’sinin ne olduğunu tanımlamanız (yani aslında sizden istenenin ne olduğunu belirlemeniz) ve bunu mümkün olduğunca hızlı bir şekilde sunmak için bir çözüm bulmanız gerekli. Daha sonra zamanınız ve bütçeniz varsa ürünü cilalayabilirsiniz.
Geri Bildirim Döngüsü
Yalın Girişimcilik, özünde şu soruyu cevaplamak istiyor: ‘Neyin işe yaradığını ve neyin işe yaramadığını nasıl hızlı bir şekilde öğrenebiliriz ve işe yaramayanlardan nasıl hızlı bir şekilde kurtulabiliriz?’ Bir MVP oluşturursunuz, belirli bir süre boyunca bunu test edersiniz, sonuçlardan öğrenir ve süreci/ürünü tekrarlarla sürekli olarak geliştirirsiniz. Buna, Build-Measure-Learn (Yap-Ölç-Öğren) geribildirim döngüsü denir.
Proje Yönetimi alanında bu döngü için, güçlü bir iş akışı kırılımına sahip olmak, darboğazları tanımlamak ve iş akışınızı optimize etmek için düzenli aralıklarla gözden geçirmek gerekir.
Ancak, Yalın Girişimciliği takip etmek demek sabit süreçler geliştirmek ve onu takip etmek değildir. Geri bildirim döngüsü, zaman içindeki değişikliklere hızlı bir şekilde tepki vermenizi sağlayan sürekli bir döngüdür. Bunun nedeni, sadece iyi bir fikri doğrulamak değildir (çünkü ‘iyi’ olan şey değişebilmektedir). Aynı zamanda, kötü olanları mümkün olan en kısa sürede, istenmeyen sonuçlar doğurmadan ortadan kaldırmakla ilgilidir. Dolayısıyla, proje ekibinde veya başka bir organizasyonel süreçte bir değişiklik olursa, proje döngüsünün artık çalışmayan kısımlarını hızlı bir şekilde tanımlayabilecek ve süreci güncelleyebileceksiniz.
Peki, proje yöneticileri yalın girişimcilikten ne öğrenebilir? Önce değere odaklanmak ve projenin başarısı için ciddi öneme sahip unsurları ileriye, yani projenin başlangıcına doğru çekmek, projenin zamanında ve bütçeyi aşmadan tamamlanabilmesi için büyük etkisi olacaktır.
PMI’ın bakış açısında ve PMBOK 7’nin taslak dokümanında artık ‘değer’ kavramına daha çok vurgu yapılmaya başlandığı görülmektedir. Anlaşılan proje yönetimi perspektifinde ‘değer’ kavramı bundan sonra daha çok hayatımızda yer alacaktır.
Yazarlar:
Kaynak: Wisembly